Einführung von Virtual Collaboration: Gehen Sie systematisch vor

Die Verwendung von Online-Tools für den Chat mit Freunden und Familie ist zur Gewohnheit geworden. Wir sind bereit für den Einzug der virtuellen Zusammenarbeit in unser Geschäftsleben.

Viele Unternehmen berechnen aktuell, welche Kosten persönliche Treffen verursachen und wägen ab, ob ein Übergang zu mehr virtuellen Treffen zu ihren Unternehmenszielen passen würde. Sobald Unternehmen ihre Hausaufgaben gemacht und erkannt haben, dass sich virtuelle Zusammenarbeit anbietet, müssen sie einen Business Case für Virtual Collaboration aufmachen.

Das Beratungsunternehmen Advito argumentiert, dass Travel Manager vorangehen und eine Unternehmensstrategie für die virtuelle Zusammenarbeit entwickeln sollten, da es sich dabei um eine natürliche Erweiterung des Geschäftsreiseprogramms handelt. Ein White Paper untersucht, wie Geschäftsreisen durch virtuelle Zusammenarbeit verbessert werden können. Einige wichtige Punkte:

  • Verlangen Sie keine sofortige Investition in Technologien zur virtuellen Zusammenarbeit. Heben Sie vielmehr die möglichen Vorteile hervor und bitten Sie um die Erlaubnis, formell Angebote einzuholen.
  • Stellen Sie das Potenzial nicht übertrieben dar. Seien Sie aufrichtig in Bezug auf die Grenzen der virtuellen Zusammenarbeit. So sind virtuelle Tools beispielsweise kein Ersatz für reisebezogene Vertriebs- und After-Sales-Aktivitäten.
  • Quantifizieren Sie die Einsparungen, einschließlich Kostenvermeidung. Bei Projekten, die einen unmittelbaren Return on Investment (ROI) versprechen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie von der Geschäftsführung genehmigt werden. Wenn virtuelle Zusammenarbeit an die Stelle einer Reise tritt, kann dies offensichtlich zu finanziellen Einsparungen führen. Schließlich könnten die Kosten für Technologie zur virtuellen Zusammenarbeit dadurch wieder hereingeholt werden, dass man die Kosten einer Langstrecken-Geschäftsreise einspart. Den Beweis zu erbringen, dass etwas vermieden wurde, ist jedoch schwieriger. Wie können Sie beweisen, dass etwas im Begriff war sich zu ereignen, dann aber doch nicht geschah?

Laut Advito gibt es eine Möglichkeit. Erfassen Sie über einen gewissen Zeitraum – vorzugsweise für ein halbes Jahr – den Grund für jede Reise. Konzentrieren Sie sich dann auf die 10 wichtigsten Routen, auf denen Mitarbeiter für interne Treffen unterwegs sind, denn diese bergen das größte Potenzial für einen Wechsel auf die virtuelle Ebene. Nutzen Sie diese Informationen dann zur Berechnung des potenziellen ROIs, der sich dadurch erzielen ließe, wenn ein Teil dieser häufigen internen Besprechungen virtuell statt persönlich stattfinden würde.

  • Erläutern Sie Ihre Strategie für die Einbindung der Mitarbeiter. Ein ROI lässt sich nicht erzielen, wenn niemand die Technologie für virtuelle Zusammenarbeit nutzt, die Ihr Unternehmen bereitstellt. Genau in diesem Punkt hatten Unternehmen in der Vergangenheit bei Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu kämpfen. Ihr Business Case muss also erklären, warum die aktuelle Technologie besser und benutzerfreundlicher ist, und er muss Ihre Strategie enthalten, mit der Sie das Verständnis der Mitarbeiter für die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit gewinnen wollen: Indem sie einige Reisen vermeiden, haben sie mehr Zeit zur Erledigung ihrer Arbeit und somit mehr Zeit für ihre Familien.

Die virtuelle Zusammenarbeit kann zur Stressreduzierung bei den Mitarbeitern beitragen und gleichzeitig Einsparungen für das Unternehmen bringen. Wenn Sie einen Plan haben, wie Sie das den Mitarbeitern erklären werden, hilft Ihnen dies, die Geschäftsleitung von der virtuellen Zusammenarbeit zu überzeugen.

Sobald Sie den Business Case für virtuelle Zusammenarbeit erstellt haben, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Technologie zur Realisierung dieses Konzepts beschaffen. Die im White Paper von Advito beschriebenen Einkaufstrategien stellen sicher, dass Ihr Unternehmen robuste, benutzerfreundliche Tools für die Zusammenarbeit erhält, die sowohl die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen als auch in Ihr Unternehmensbudget passen.

(Quelle: moveonline, September 2016)