Es geht auch anders: Abwesenheitsnotizen mit Witz

Abwesenheitsnotizen sind dazu da, den Empfänger darüber aufzuklären, wann Sie wieder im Büro sind und an wen er sich in der Zwischenzeit wenden kann. Langweilig, glauben Sie? Das muss nicht sein.

Ganz klar: Abwesenheitsassistenten müssen wichtige, sachliche Informationen enthalten. Man kann sie mit ein bisschen Witz aber aufpeppen, so dass sie dem Empfänger sogar Freude bereiten. Humor in der geschäftlichen Kommunikation ist vollkommen in Ordnung, solange er nicht unter die Gürtellinie geht. Der Empfänger der E-Mail sollte sich ernst genommen fühlen und einfach auf nette, humorvolle Weise informiert werden.

So lieber nicht

Übertreiben Sie es aber nicht mit den Witzen. Die folgenden Abwesenheitsnotizen gefallen wahrscheinlich nicht jedem Chef – und auch nicht jedem Empfänger:

  1. „Ich bin zur Zeit bei einem Bewerbungsgespräch und werde mich bei Ihnen melden, falls ich den Job nicht bekommen habe.“

  2. „Ich bin gerade nicht verfügbar und wahrscheinlich bis zur Besinnungslosigkeit betrunken. Schöne Arbeitswoche!“

  3. „Ich bin momentan nicht im Büro, aber wenn es wichtig ist können Sie mir einen Tweet schicken mit dem Hashtag #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB.“

Witzig und persönlich

Die Kroatische Zentrale für Tourismus hat im vergangenen Jahr einen Wettbewerb veranstaltet, in dem die witzigsten Abwesenheitsnotizen gesucht wurden. Wetten, dass die Urlauberin der folgenden Abwesenheitsnachricht nach ihrer Rückkehr viel vom Urlaub erzählen durfte?

„Lieber Absender, bis 31.07.2016 gilt: Warme Sonnenstrahlen & blauen Himmel STATT Bürolicht genießen. Gegrillte Calamari, istrianische Trüffelpasta & Ozujsko Pivo schlemmen. Bikini & Strohhut STATT Hosenanzug tragen. Danke aus der Strandbar. In dringenden Fällen: max@mail.mm“

Wer nicht so viel von sich preisgeben möchte, beginnt seine Abwesenheitsnotiz einfach mit einer witzigen Ansage, bevor die harten Fakten folgen. Ein paar Worte genügen häufig, um beim Empfänger die richtige Assoziation hervorzurufen:

„We are in flight mode.“

Oder auch:

„Ready for take-off.“

Auf dem Marketing-Blog von Hubspot wird noch eine andere – aus unserer Sicht – bemerkenswerte Variante der Abwesenheitsnotiz vorgestellt:

„Ich bin zur Zeit nicht im Büro, sondern im Urlaub.

Ich weiß, ich sollte nun sagen, dass ich nur begrenzten Zugang zu meinem E-Mail Postfach habe und nicht auf Nachrichten antworten kann, bis ich zurück bin – aber das ist nicht wahr. Mein Blackberry wird immer bei mir sein und ich antworte, wenn ich es muss. Ich akzeptiere, dass ich meinen Urlaub wahrscheinlich immer mal wieder unterbrechen muss, um mich um wichtige Angelegenheiten zu kümmern.

Nichtsdestotrotz habe ich meiner Frau versprochen, dass ich versuche abzuschalten und unseren Urlaub so gut es geht zu genießen. Ich probiere deshalb mal etwas Neues aus. Ich überlasse die Entscheidung Ihnen:

  • Wenn Ihre Email wirklich wichtig ist und Sie eine Antwort benötigen während ich noch in Urlaub bin, dann leiten Sie sie bitte an ichunterbrecheihrenurlaub@XXX.com weiter und ich versuche, sie zeitnah zu bearbeiten.

  • Wenn vielleicht auch jemand anderes Ihnen helfen könnte, dann schreiben Sie doch bitte meiner Assistentin Fiona (fiona@XXX.com ). Sie wird die Nachricht weiterleiten.

In allen anderen Fällen antworte ich, sobald ich zurück bin…“

Nicht vergessen: Die Fakten

Bei aller künstlerischen Freiheit muss eine Abwesenheitsnachricht natürlich auch die Fragen beantworten, die für den Empfänger wichtig sind:

  1. Wann sind Sie wieder unter dieser Mail-Adresse zu erreichen?
  2. Lesen Sie Ihre Mails während Ihrer Abwesenheit?
  3. Wird die E-Mail weitergeleitet?
  4. An wen kann sich der Empfänger in der Zwischenzeit wenden?
  5. Schon im Betreff sollte deutlich werden, dass es sich hierbei um eine automatisierte Abwesenheitsnotiz handelt.
  6. Wer in einem internationalen Umfeld arbeitet, sollte die Abwesenheitsnachricht auch auf Englisch formulieren.

(Quelle: moveonline, Januar 2017)