Jetzt anfangen: Binden Sie Ihre Reisenden mehr ein

Viele Geschäftsreisende nehmen ihre Reiseplanung gern selbst in die Hand. Das ist gut so, denn engagierte Reisende treffen klügere Entscheidungen. Arbeiten Sie eng mit Ihren Reisenden zusammen, damit Ihre Reiserichtlinie eingehalten wird.

Wenn unterwegs Entscheidungen getroffen werden müssen, sollten Reisende erkennen, dass sich ihre Interessen mit denen des Unternehmens decken. Das nennen wir Einbindung von Reisenden. Denn Geschäftsreiseprogramme sind dann erfolgreich, wenn sich Reisende aus eigenem Willen und ohne Zwang richtig verhalten.

Im neuen White Paper von BCD Travel „Get Engaged: Empowering Travelers to Make Smart Buying Choices“ finden Sie Tipps, wie Sie Reisende in Ihr Programm einbinden können. Reisende sollen angeregt werden, kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen, die der eigenen Zufriedenheit und Sicherheit dienen. Das Ergebnis: Unternehmen sparen Reisekosten und Mitarbeiter reisen in dem guten Gewissen, dass ihr Verhalten dem Unternehmen und ihnen selbst zugutekommt. Für eine erfolgreiche Einbindung von Reisenden brauchen Travel Manager einen guten Plan. Erstellen Sie Ihren persönlichen Plan anhand der folgenden sieben Punkte:

1. Ziele definieren.

Stellen Sie sich zunächst die Frage: Welches Verhalten der Reisenden muss sich ändern und warum? Die Antwort auf diese Frage führt Sie zu den Kernbotschaften, die Sie kommunizieren müssen. Einige Beispiele: Ist diese Reise wirklich notwendig? Kann durch ein virtuelles Meeting Zeit gespart und Stress vermieden werden? Wurden Flug und Hotel gemeinsam gebucht? Wie erreichen wir Sie, falls Sie Hilfe brauchen?

2. Aktuelle Marketing- und Kommunikationsstrategie überprüfen.

Stellen Sie sich zunächst die Frage: Welche Botschaften vermitteln wir den Reisenden? Werden wir verstanden? Wie oft und an welchen Punkten des Reiseverlaufs kontaktieren wir die Reisenden? Welche Kommunikationskanäle benutzen wir? Es zahlt sich aus, Reisende zu befragen und festzustellen, ob die derzeitige Kommunikation klar, zeitnah und hilfreich ist.

3. Budget aushandeln.

Eine professionelle, integrierte Kommunikationskampagne zur Optimierung des Verhaltens von Reisenden kostet etwas. Sie müssen nachweisen, dass sich diese Investition lohnt. Sie können beispielsweise kleinere Beträge aus bestehenden Budgets zur Erstellung eines Business Case verwenden. Holen Sie sich professionelle Unterstützung und formulieren Sie eine Kommunikationsstrategie. Beschreiben Sie darin, wie Sie Ihr Ziel erreichen wollen und die Lücke zwischen dem bestehenden und dem erwünschten Verhalten von Reisenden schließen werden. So können Sie gegenüber Geschäftsführung, Marketing und anderen relevanten Abteilungen besser argumentieren.

4. Branding des Geschäftsreiseprogramms.

Viele Travel Managern sind überrascht, welche Vorteile es hat, dem Geschäftsreiseprogramm einen Namen zu geben. Der Name und die visuelle Identität des Programms sind nicht bloß eine kosmetische Maßnahme. Sie verleihen der Abteilung Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit. Darüber hinaus sorgt die Marke für Identifikation: Ein bekannter Service, auf den Reisende zählen können.

5. Kommunikationsplan erstellen.

Planen Sie mehrere aufeinanderfolgende Aktionen, damit die Reisenden nicht von einer großen Marketingwelle überrollt werden. Entscheiden Sie pro Aktion, welche Kanäle und Tools für die jeweilige Botschaft geeignet sind. Travel Manager müssen einen gesunden Mix aus Push- und Pull-Kommunikation einsetzen, damit die Reisenden nicht mit Informationen überladen werden und negativ reagieren.

6. Zuhören.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Die Meinungen der Reisenden zählen genauso viel wie die Botschaft des Unternehmens. Wenn die Anliegen der Reisenden gehört und berücksichtigt werden, führt das zu einer höheren Akzeptanz des Geschäftsreiseprogramms und Ihrer Botschaften. Darüber hinaus gibt das Feedback der Reisenden Aufschluss darüber, was bei der Buchung und im Reiseverlauf als positiv und negativ empfunden wird. Travel Manager können dann entsprechend nachjustieren, um die Anforderungen der Reisenden besser zu erfüllen. Je mehr das Geschäftsreiseprogramm den Anforderungen der Reisenden entspricht, desto größer sind der Erfolg des Programms und die Zufriedenheit der Zielgruppe. Das nennen wir Einbindung von Reisenden.

7. ROI der Kommunikationsmaßnahmen bewerten.

Anhand von Datenanalysen mit Tools wie DecisionSource von BCD Travel können Travel Manager die Wirksamkeit von Marketingkampagnen zur Einbindung von Reisenden bewerten. Wenn Sie beispielsweise eine Kampagne zur Förderung von frühzeitigen Buchungen durchführen, können Sie vor und nach dem Start dieser Kampagne messen, wie viele Tage im Voraus durchschnittlich gebucht wird. Die durch die Kampagne realisierte Einsparung ist einfach zu berechnen. Sie können z. B. die Kosten für Tickets, die 21 Tage im Voraus gebucht wurden, mit Tickets vergleichen, die sieben Tage vor Reiseantritt gebucht wurden. Wenn mehr Reisende früher buchen und dadurch weniger Geld ausgeben, können Sie die Kosteneinsparung durch Ihre Kampagne mit Daten belegen.

(Quelle: move online Februar 2017)